Infos exposants

Mercredi 24 mai 2023

Venez présenter vos services et votre organisme au personnel du réseau de la santé et des services sociaux !

 

À qui s’adresse cet événement ?

  • Organismes communautaires qui offrent des services à des personnes ayant une déficience physique ou polyhandicapées, et dont la majorité des membres résident sur l’île de Montréal.

Pourquoi participer à cet événement ?

  • Profiter d’une rare opportunité de présenter votre organisme et vos services à de nombreux membres du personnel du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) de l’île de Montréal.
  • Vous permettre de rencontrer des intervenantes et intervenants du RSSS aux profils très diversifiés (coordonnateurs cliniques, spécialistes en activités cliniques, travailleurs sociaux, éducateurs spécialisés, gestionnaires, organisateurs communautaires, responsables des ressources humaines, etc.).
  • Vous assurer que les personnes et les familles qui s’adressent à votre organisme soient adéquatement référées, grâce à une meilleure compréhension de votre mission et de vos services par le personnel du RSSS.
  • Pouvoir échanger et réseauter avec des représentantes et représentants des autres organismes communautaires en déficience physique.
  • Consolider vos liens avec le RSSS et les organismes.

Déroulement de la journée

  • 9h — 10h : Arrivée des exposants et installation des kiosques
  • 10h — 16h : Visite des kiosques par les intervenants du RSSS
  • 16h — 16h30 : Démontage des kiosques
  • 16h30 — 18h : Cocktail réseautage

Lieu de l’événement

LE WESTIN MONTRÉAL
270, Saint-Antoine Ouest — Montréal (Québec)  H2Y 0A3
La Grande Place — 8e étage

Accessible aux personnes à mobilité réduite.

De 8h45 à 10h00, des bénévoles seront présents à l’entrée de l’hôtel pour accueillir et guider les exposants jusqu’à un ascenseur de service qui mène directement dans la salle, au niveau de la table d’accueil des exposants.
Après 10h, toutes les personnes (exposants et visiteurs) devront emprunter le chemin qui sera balisé par des affiches de l’événement « Clic DéPhy 2023 », et utiliser les ascenseurs publics qui arrivent face à la table d’accueil des visiteurs.

Si vous arrivez après 10h et que vous avez besoin d’assistance, adressez-vous à l’accueil de l’hôtel, nos bénévoles pourront venir vous aider.

Transport en commun

Métro Place-d’Armes (ligne orange)

Stationnement

Sur place :  26$ / journée, taxes incluses) — Service de valet obligatoire.
Entrée dans le stationnement via la rue Saint-Antoine Ouest (sens unique)
La disponibilité des places n’est pas garantie.

Du stationnement est également disponible à proximité :

  • Palais des congrès : 159, rue Saint-Antoine Ouest.
  • Hôtel Embassy : 208, rue Saint-Antoine Ouest.
  • Vinci Park : 87, rue Saint-Antoine Ouest.

Foire aux questions

Combien ça coûte ?

  • Organismes membres de DéPhy Montréal : Gratuit
    Comprend 1 kiosque + nourriture et breuvages pour 2 personnes + visibilité de l’organisme sur la plateforme Web et dans la documentation de l’événement
  • Organismes non membres : 335.00$
    Comprend 1 kiosque + nourriture et breuvages pour 2 personnes + visibilité de l’organisme dans la documentation de l’événement
  • Personnes supplémentaires : 95.00$ par personne

Il est interdit d’apporter et de consommer de la nourriture et des breuvages qui ne sont pas fournis par l’hôtel.

Notre organisme n’est pas membre de DéPhy Montréal. Pouvons-nous tout de même participer à la Journée Clic DéPhy ?

Vous n’êtes pas membre, mais vous souhaitez le devenir ?

Dans le champ « Nom de votre organisme » du formulaire de réservation d’un kiosque, choisissez l’option « Mon organisme souhaite devenir membre de DéPhy Montréal » (à la fin de la liste).

Ensuite, complétez le formulaire de demande d’adhésion en ligne sur notre site Web.

Vous aimeriez participer à l’événement sans être membre de DéPhy Montréal ?

Dans le champ « Nom de votre organisme » du formulaire de réservation d’un kiosque, choisissez l’option « Mon organisme ne souhaite pas devenir membre, mais je souhaiterais réserver un kiosque » (à la fin de la liste).

En fonction du nombre de réservations et de l’espace disponible, nous vous contacterons quelques semaines avant l’événement pour confirmer votre réservation.

À noter que la priorité sera accordée aux membres de DéPhy Montréal, puis sur le principe « premier arrivé premier servi ».

J’ai réservé un kiosque, qu’est-ce que je dois faire après ?

Vous devez compléter le formulaire “Confirmation d’inscription et précision des besoins” avant le 5 mai 2023 à 12h00 pour indiquer ce que vous voulez manger et combien de personnes de votre organisme seront présentes (1 seul formulaire par organisme).

Si vous voulez apporter des modifications après avoir envoyé ce formulaire, merci de nous écrire à info@dephy-mtl.org avant le vendredi 19 mai à 12h00.
Après cette date, l’hôtel n’acceptera plus aucune modification.

Les montants dus devront nous être payés sur réception du courriel de confirmation qui vous sera automatiquement envoyé après avoir complété ce formulaire.

Nous serons 4 représentants de notre organisme, est-ce que nous pourrons tous dîner sur place ?

Votre inscription comprend la nourriture et les breuvages pour 2 personnes.

Si vous êtes plus de 2 personnes pour votre organisme, indiquez-le dans le formulaire “Confirmation d’inscription et précision des besoins”.

Les montants dus devront nous être payés sur réception du courriel de confirmation qui vous sera automatiquement envoyé après avoir complété ce formulaire.

À quelle heure nos représentants doivent-ils arriver le 24 mai ?

L’événement sera ouvert au public à partir de 10h. Nous vous recommandons d’arriver vers 9h, mais c’est à vous de voir le temps dont vous aurez besoin pour vous installer !

De 8h45 à 10h00, des bénévoles seront présents à l’entrée de l’hôtel pour accueillir et guider les exposants jusqu’à un ascenseur de service qui mène directement dans la salle, au niveau de la table d’accueil des exposants.
Après 10h, toutes les personnes (exposants et visiteurs) devront emprunter le chemin qui sera balisé par des affiches de l’événement « Clic DéPhy 2023 », et utiliser les ascenseurs publics qui arrivent face à la table d’accueil des visiteurs.

Si vous arrivez après 10h et que vous avez besoin d’assistance, adressez-vous à l’accueil de l’hôtel, nos bénévoles pourront venir vous aider.

Quels équipements seront à notre disposition dans les kiosques ?

Chaque organisme aura à sa disposition 1 table de 72*30po, recouverte d’une nappe, ainsi que des chaises pour ses représentants.

Aucun autre équipement n’est fourni. C’est à chaque organisme d’apporter le matériel dont il a besoin.

Qui va installer / démonter notre kiosque ?

Chaque organisme est responsable d’installer son propre kiosque et d’apporter tout le matériel dont il a besoin.

Notre organisme n’a aucun dépliant promotionnel, est-ce utile de venir à la Journée Clic DéPhy ?

La Journée Clic DéPhy a pour but de vous permettre de vous présenter, et d’échanger de vive voix avec le personnel du réseau de la santé et des services sociaux.
De plus, après le 15 mai, les organismes membres de DéPhy Montréal seront invités à compléter une fiche de présentation en ligne (mission, clientèle et services offerts) sur la plateforme Clic DéPhy.
Les visiteurs pourront y retrouver facilement toutes les informations pertinentes après l’événement !

Pouvons-nous apporter une banderole ou une affiche de présentation de notre organisme ?

Nous vous demandons de veiller à ne pas créer d’obstacles à la circulation des visiteurs et des exposants.

Idéalement, toute banderole ou affiche devrait être posée ou fixée directement sur votre table. Une banderole de type « roll-up » peut être placée à côté de votre table.

N’oubliez pas d’apporter ce dont vous aurez besoin pour poser ou pour fixer votre affiche ou banderole !

Notre organisme ne possède pas d’affiche ni de banderole. Est-ce indispensable d’en avoir ?

Non, ce n’est pas indispensable. Par contre, pour permettre aux visiteurs d’identifier facilement votre kiosque, nous vous recommandons d’imprimer votre logo sur une feuille au format lettre, et de l’accrocher sur la nappe, à l’avant de votre kiosque (prévoir une pince ou une épingle).

Notre organisme possède un dispositif d’affichage sur pieds (ex. : chevalet, trépieds, etc.). Est-ce possible de l’apporter ?

Nous vous demandons de veiller à ne pas créer d’obstacles à la circulation des visiteurs et des exposants.

Idéalement, tout ce que vous apportez devrait être posé ou fixé directement sur votre table. Une banderole de type « roll-up » peut être placée à côté de votre table.

N’oubliez pas d’apporter ce dont vous aurez besoin (tape, pinces, etc.) pour poser ou pour accrocher ce que vous apporterez !

Y aura-t-il de l’électricité à proximité des kiosques ?

Il n’y a pas d’arrivée électrique au niveau des kiosques, et nous vous demandons de ne pas apporter d’extensions ou de câbles de recharge pour ne pas créer d’obstacles à la circulation (à l’avant et à l’arrière des kiosques).

Nous vous demandons de n’apporter que des tablettes ou ordinateurs portables, que vous n’aurez pas besoin de brancher.
Pensez à charger vos ordinateurs, téléphones et tablettes avant l’événement !

Y aura-t-il des interprètes LSQ ?

Il y aura 2 interprètes LSQ sur place entre 9h et 18h.
Toutefois, chaque organisme peut aussi venir avec des interprètes supplémentaires, à sa convenance et à ses frais.

Veuillez noter que pour faciliter le travail des interprètes et pour favoriser l’entraide, les organismes pour personnes sourdes seront regroupés au même endroit dans la salle.

Qu’est-ce que la plateforme Clic DéPhy ?

La plateforme Clic DéPhy est un espace Web dédié aux organismes membres de DéPhy Montréal. Chaque membre peut y avoir une page de présentation de son organisme.

À qui s’adresse la plateforme Clic DéPhy ?

La plateforme vise notamment à permettre au personnel du réseau de la santé et des services sociaux de mieux vous connaître pour mieux référer les personnes.

Les personnes en situation de handicap pourront également trouver plus rapidement l’organisme qui répondra à leurs besoins, selon leur déficience, les services recherchés, etc.

Notre organisme ne peut pas participer à la Journée Clic DéPhy. Aurons-nous quand même notre page de présentation sur la plateforme Clic DéPhy ?

Oui, tous les organismes membres de DéPhy Montréal peuvent avoir leur propre page de présentation.

Qui va entrer les informations sur mon organisme ?

Pour créer la page de présentation de votre organisme, il vous suffit de compléter la section « Présentation de votre organisme » dans votre formulaire de renouvellement d’adhésion.

Les membres qui ont déjà renouvelé leur adhésion peuvent se connecter sur notre site Web, et cliquer sur « Mon profil » pour modifier les informations présentées sur la page de leur organisme.

Nous avons une courte vidéo de présentation de notre organisme et de nos services. Sera-t-il possible de la mettre sur notre page de présentation ?

Oui, si vous avez une vidéo sur YouTube, vous pourrez mettre le lien de la vidéo dans votre formulaire (1 vidéo par organisme).

Si vous avez d’autres questions, merci de bien vouloir nous écrire à info@dephy-mtl.org.