Le MÉPACQ a publié un petit guide «affectation 101» sur les surplus et les fonds affectés.
Rehaussement du financement en défense collective de droits et reddition de compte
Au cours de l’année 2019-2020, une nouvelle hausse du financement a été accordée de façon récurrente à l’ensemble des organismes en défense collective des droits reconnus par le SACAIS.
Vu l’importance des rehaussements reçus par plusieurs groupes, le SACAIS a dit reconnaître que les organismes devaient prendre le temps de monter un plan de rehaussement cohérent et réfléchi. Dans la mesure où l’organisme expliquera avoir reçu l’argent tard dans l’année et qu’il démontrera qu’il a établi un plan budgétaire pour l’année suivante, il y aura donc une gestion particulière des surplus accumulés au 31 mars 2020 (de préférence affectés).
Les défis de la gestion de la croissance pour la reddition de compte
Pour plusieurs organismes, l’arrivée tardive des fonds a créé un surplus exceptionnel cette année, qui ne correspond pas à la somme réelle pour une portion de l’année. Par exemple, le RODCD va recevoir 120 000 $ pour 5 mois d’activités en 2019-2020 alors que les prévisions budgétaires doivent être équilibrées pour des dépenses récurrentes de 120 000 $ pour 12 mois.
Plusieurs organismes risquent donc d’avoir un fort surplus exceptionnel cette année. L’important est d’avoir un bon plan pour les prochaines années pour le dépenser intelligemment en cohérence avec notre mission et nos valeurs.
Des surplus
Tout comme on conseille aux individus dans la mesure du possible de mettre de l’argent de côté pour faire face aux pépins, les organismes communautaires peuvent prévoir un «coussin» (souvent l’équivalent de 3 mois de fonctionnement). Avoir un surplus est en fait une saine pratique de gestion qui vous permet de faire face aux imprévus par exemple lorsque le versement de subvention tarde.
Au niveau des surplus le protocole avec le SACAIS mentionne qu’un surplus est acceptable à condition que votre actif net non affecté ne dépasse pas 50% de vos dépenses de la même année.
Quand l’actif net non affecté dépasse 50%?
Il est possible pour éviter que votre actif net non affecté dépasse 50% de vos dépenses d’affecter des sommes, c’est-à-dire de destiner des fonds pour une fonction précise dans le futur.
Affectation admissibles vs non admissibles
Au niveau du SACAIS, les affectations pour être admissibles ne doivent pas toucher des dépenses courantes. Les affectations doivent être pour des projets spéciaux, non récurrents.
- Non admissibles:
- Le salaire ou les avantages sociaux d’employé permanent (vous pourriez cependant utiliser votre surplus pour bonifier temporairement la cotisation patronal d’un régime de retraite, contactez votre régime pour explorer cette avenue)
- La tenue d’une activité de votre programmation régulière
- Admissibles:
- L’organisation d’un événement pour l’anniversaire de votre organisme
- La refonte de votre site web
- La tenue d’un colloque, d’une journée de réflexion, d’une tournée
- Le renouvellement de votre parc informatique
- Un projet spécial et non récurrent qui nécessite l’embauche d’une chargée de projet
Des projets dans un horizon de 5 ans
Ces affectations doivent être dans un horizon de 5 ans, c’est-à-dire que votre projet, pour lequel vous affectez des fonds, doit se faire dans les 5 prochaines années. Si au terme de ses 5 ans pour de multiples raisons le projet ne s’est pas concrétisé, il sera possible de produire une résolution de votre Conseil d’administration expliquant la non dépense éventuelle et formalisant la désaffectation des fonds. À ce moment, le montant reviendra dans votre actif net non affecté et la règle du 50% s’applique.
Des affectations réfléchies
Si un groupe n’a pas d’idée précise pour une affectation, s’il a besoin de temps pour réfléchir avec son CA et ses membres pour les affecter de façon « intelligente », le SACAIS demande de les prévenir des démarches qui seront menées pour y arriver, par exemple entamer une planification stratégique ou organiser une journée de réflexion avec ses membres.